Kanban es una metodología de gestión de proyectos que brinda a los equipos de proyectos total transparencia en el proceso de gestión de tareas. Consta de principios, prácticas, tableros Kanban y tarjetas Kanban. Se define como «un sistema de producción altamente efectivo y eficiente», y actualmente es parte de lo que se denomina Metodos Agiles. Su origen esta en los procesos de producción “Just-In-Time” (JIT) que fue el nombre que Kiichiro Toyoda - fundador de la Corporación Toyota - le otorgo a un método de trabajo que consiste en producir solamente lo necesario, en el momento oportuno.
El método Kanban se creó originalmente como una herramienta de Lean Manufacturing, o también llamado Lean Production, y es un método de organización del trabajo que se centra en la mejora continua y optimización del sistema de producción mediante la eliminación de desperdicios y actividades que no suman ningún tipo de valor al proceso.
Su objetivo fundamental es el de minimizar las pérdidas que se producen en cualquier proceso de fabricación, y en utilizar solo aquellos recursos que sean imprescindibles. Así, eliminando el despilfarro se mejora la calidad y se reducen el tiempo de fabricación y los costes maximizando la eficiencia de la producción. Desde entonces, se ha convertido en una gran herramienta de gestión de tareas para DevOps y equipos ágiles y ha evolucionado para usarse en diferentes industrias, como el desarrollo de software, la formulación de proyectos e incluso para ordenar tusa propias tareas e ideas en el día a día.
Origen del método Kanban
El significado de Kanban es: firmar o etiquetar en japonés. Y fue creado por el ingeniero Taiichi Ōno para la empresa automovilística Japonesa Toyota, que lo viene utilizando desde el año 1950. El objetivo principal de su implementación fue optimizar la capacidad de producción de la compañía para ser competitivo y poder competir con las empresas americanas reduciendo stocks y, por tanto, los costes asociados al proceso productivo.
Utilizado por primera vez en la industria, el método Kanban fue recogido más tarde por los desarrolladores de software informático en la década de 2.000 y luego adoptado por empresas de todos los sectores.
Las principales ventajas de esta metodología para los Equipos de Trabajo y sus Project Managers es que es muy fácil de utilizar, actualizar y asumir por parte del equipo. Además, destaca por ser una técnica de gestión de tareas muy visual, que permite ver a golpe de vista el estado de los proyectos, así como también pautar y programar el desarrollo de un trabajo, proyecto o actividad de manera efectiva.
¿Cómo funciona el método Kanban?
Este método consiste en "visualizar" el proceso de realización de una tarea. Toma la forma de una tabla con tres o incluso cuatro columnas:
- Por Hacer: estas son las tareas a realizar.
- En curso: esta columna agrupa las tareas que están en curso.
- Por Probar: aquí encontramos las tareas a probar, aquellas que están pendientes de validación por parte del cliente.
- Completadas: Finalmente, en la última columna, se encuentran las tareas completadas.
Las tareas se representan mediante tarjetas, etiquetas o notas post-it que se mueven de una columna a otra según el estado de la tarea.
Los principios del método Kanban
La metodología Kanban se basa en una serie de principios que le otorga una diferencia al ser comparada con del resto de metodologías conocidas como ágiles porque permite obtener:
- Calidad garantizada. Todo lo que se hace debe salir bien a la primera, no hay margen de error. De aquí a que en Kanban no se premie la rapidez, sino la calidad final de las tareas realizadas. Esto se basa en el hecho que muchas veces cuesta más arreglarlo después que hacerlo bien a la primera.
- Reducción del desperdicio. Kanban se basa en hacer solamente lo justo y necesario, pero hacerlo bien. Esto supone la reducción de todo aquello que es superficial o secundario (principio YAGNI).
- Mejora continua. Kanban no es simplemente un método de gestión, sino también un sistema de mejora en el desarrollo de proyectos, según los objetivos a alcanzar.
- Flexibilidad. Lo siguiente a realizar se decide del backlog (o tareas pendientes acumuladas), pudiéndose priorizar aquellas tareas entrantes según las necesidades del momento (capacidad de dar respuesta a tareas imprevistas).
Pasos de implementación del método Kanban
Para implantar esta metodología, deberemos tener claro los siguientes aspectos:
1. Definir el flujo de trabajo del proyecto
Se deberá crear un tablero que deberá ser visible y accesible para todos los miembros del equipo. Cada una de las columnas corresponderá a un estado concreto del flujo de tareas, que sirve para saber en qué estado o etapa se encuentra cada proyecto. El tablero debe tener tantas columnas como estados se requiera para completar el proceso "productivo". Considerando desde que este proceso inicia hasta que finaliza (p.e.: Diagnóstico, En Carpeta, Programando, Ejecutando, Probando, etc.) como se vio en el video de los párrafos anteriores.
la principal diferencia entre Kanban y Scrum, es que el primero es continuo. Es decir su tablero no se compone de tarjetas que se van desplazando hasta que la actividad se completa. En el caso de Kanban, a medida que se avanza en las actividades, las nuevas tareas (mejoras, incidencias o nuevas funcionalidades) se acumulan en la sección inicial, esto permite que en las reuniones periódicas con el cliente o el equipo responsable se priorizan y se disponen en la sección que se pertinente.
2. Visualizar las fases del ciclo de producción
Tanto Scrum, Kanban se basan en el principio de desarrollo incremental, dividiendo el trabajo en distintas partes. Es decir objetivos o tareas a desarrollar se dividen en tareas mas acotadas o "sub-tareas" por ello es que no se habla de tareas propiamente tal, sino que en pasos mas pequeños para agilizar el proceso de producción.
Cada una de esas partes se escribe en una tarjeta o post-it dependiendo del método de trabajo (Digital o Análogo) se dispone en el tablero, en la columna o etapa que corresponda. Cada una de esas tarjetas contiene la información básica para que el equipo sepa rápidamente la carga total de trabajo que supone y en que estado se encuentra dicha actividad y el proyecto en su conjunto: Lo mas conveniente es estimar la carga de las tareas en horas.
Las tarjetas se pueden enriquecer con información adicional como fotografías para asignar responsables así como también usar tarjetas con distintas formas y/o colores para poner observaciones o indicar bloqueos (esto ocurre cuando hay tareas con dependencias es decir; no se puede realizar porqué depende de que otra tarea este completa antes). El objetivo final de la visualización es aclarar al máximo el trabajo a realizar, las tareas asignadas a cada equipo de trabajo (o departamento), así como también las prioridades y la meta asignada.
Es importante indicar a todo el equipo que deben revisar el tablero diariamente y organizar una reunión conjunta de no mas de 30 minutos en algún punto de la semana para revisar y comentar los avances, complicaciones o sugerir mejoras al proceso.
3. Dejar de empezar, empezar a terminar
El lema del método Kanban. consiste en este concepto que se origina del ingles "Dejar de empezar, empezar a terminar" De esta manera, se prioriza el trabajo que está en curso en vez de empezar nuevas tareas. Precisamente, una de las principales aportaciones de Kanban es que el trabajo en curso debe estar limitado y, por tanto, existe un número máximo de tareas a realizar en cada fase del proyecto.
La filosofía del método es definir el máximo número de tareas para cada una de las fases (p.e: 3 tareas en la fase de planificación; 2, en la fase de desarrollo; una, en la fase de pruebas, etc.) y de esta manera restringir el trabajo en curso. Esto es debido a que en la práctica no se puede abrir una nueva tarea sin finalizar otra, para avanzar de manera eficiente en el logro del objetivo de un proyecto.
De esta manera es posible dar solución a un problema habitual de muchas empresas; que es tener muchas tareas abiertas con un ratio de finalización muy bajo. En este método lo importante es que las tareas que se abran se cierren de manera correcta, antes de empezar con la siguiente.
4. Control del Flujo
A diferencia de Scrum, el método Kanban no se aplica a un único proyecto, sino que mezcla tareas y proyectos. El objetivo de esto es mantener a los integrantes de cada equipo de trabajo con un flujo de actividades constantes, así las tareas más importantes están en cola para ser desarrolladas y se realiza un seguimiento pasivo por parte del Project Manager o Monitor para no tener que interrumpir al responsable de cada una de las tareas en cada momento.
Asimismo, dicha metodología de trabajo nos permite hacer un seguimiento del trabajo realizado, almacenando la información que nos proporcionan las tarjetas.
Muchos insisten en destacar las ventajas de Kanban respecto a otras metodología ágiles, como puede ser Design Sprint por la posibilidad que otorga el primero de poder realizar entregas en cualquier momento, cambiar prioridades al vuelo y la visualización perfecta del flujo. Sin embargo, no se debe tomar esto como un dogma pues no existe un método mejor que otro, pues cada método o combinación de ellos puede ser mas o menos útil de acuerdo a la naturaleza del proyecto, la cultura de trabajo de la empresa, la preparación de sus equipos y otra serie de factores.
Conclusión
Para finalizar podemos concluir que el método Kanban es especialmente indicado para aquellas organizaciones que requieran de flexibilidad especialmente en la entrada de tareas, así como en el seguimiento de estas; por otra parte permite mucha flexibilidad en la priorización de actividades, la supervisión de equipos de trabajo y la generación de informes de dedicación.
Por otra parte se puede mencionar que este es el método que escogió SERCOTEC para que aquellos emprendedores interesados en obtener fuentes de financiamiento a sus programas o fondos; utilicen para presentar sus ideas de negocio.
